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— ナレッジ活用コラム —

ナレッジマネジメントシステムを独断で分類&採点してみた

著者:図研プリサイト 倉本 将光

皆様こんにちは。倉本です。

今日は、ナレッジ活用(そもそもそんな言葉は世の中的には無い。ナレッジマネジメントならともかくと言う意見も多い。。。)に日夜悩んでいる皆様の為に、ナレッジマネジメントを進めるためにはどういう類のITがあって、それぞれどんな特長があるのかについて書いてみたいと思います。

ナレッジマネジメントは個人持ちになりがちな情報、知識、経験などを企業の財産として活用できるようにしていく事を指しますので、それを実現する仕組みも多岐に渡ります。

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  1. 情報を蓄積する系
  2. 情報が個人持ちであったり、共有サーバにあっても散在してしまっている。これでは企業として活用が進まないな。。。このような問題を解消するための方法の1つに「蓄積する方法をしっかり定義して、ルール通りに蓄積していく」という方法があります。

    ルール通りに貯まっているので、誰でも活用できる様になりますという類の物です。費用を掛けて仕組みを導入する場合に、登録する文書にタグを付けることができて、そのタグを使って絞り込み検索ができるなど、便利機能がついている物も多くあります。

    こういった仕組みはグループウェアと呼ばれていて、登録機能の他に、チャット機能や掲示板機能など付随する機能が豊富にある物も多くあります。また、とりあえず費用を掛けずにファイルサーバのフォルダ構成を決めて、みんなでルールを守って登録していこうと言う取り組みも「蓄積する系」になると思います。

    蓄積する系は、これから蓄積しようという際にはとても良いのですが、既存の物はどうしようかという大きな問題があります。「今までの物を全部登録するの?」「誰が?」と言う様な感じです。また、登録する際に多くの項目を強いる場合、都度登録するユーザーの負担が大きくなり、運用が破綻してしまう懸念もあります。

  3. 情報を探せる系
  4. 情報は共有サーバには入れている。でも、散在していて見つからないという場合に、その活用度を上げるための仕組みとして、全文検索エンジンと言う物があります。共有サーバのある範囲を検索対象に指定して、その範囲内にあるファイルの中身のテキスト全文を検索することで、該当する文字列が存在したファイルの一覧を表示します。

    Google、Yahooなどと同じように検索窓に自分の思いついた検索キーワードを入力するだけですので、利用者も手軽に使用できる物です。有償の物であれば、あらかじめ検索用のインデックスを生成しておくことができ、実際の検索時にはスピーディーに検索結果が表示される物もあります。すごく有用ですよね。一見すると。。。

    探せる系は、探せすぎてしまうというかたくさん見つかってしまうと言う点が大きな問題です。皆さんもGoogleで探し物をしている時を想像してほしいのですが、ヒットした件数が何件までなら全部見てみようと思うでしょうか。人によっても探している内容によってもまちまちですが、10件を超えると相当厳しいのではないでしょうか。使ってみると早期に、「たくさんヒットする≒見つかっていない」という図式が成り立つことに気付きます。この課題をどう解決するかが効果的に運用する際の分かれ道です。

  5. 仕組み化して使いこなせる系
  6. ノウハウは確かにあるのだが、それを適切なタイミングで見つけられない、使いこなせない。それであれば、ノウハウを使いこなす場面、使い方を仕組み化してしまって、誰が業務を行っても同じ様な結果になるようにしてしまう。逆に言うと仕組み化しているので間違え様が無いという物です。

    仕組みを使う上では必ずノウハウが活用できるように作り込みを行うため、利用者のスキルは問いませんが、仕組化するための労力はかなり必要になります。また、最初に作るだけではなくそれを維持する事にも同じかそれ以上の労力が必要になります。また、利用者にとっては仕組みを使っているだけなので「今、このノウハウを使いこなした」と言う事が分からない場合もありますので、根本的なスキルアップにはつながらない場合もあります。

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いかがでしたでしょうか。ざっくり3種類ご説明しましたが、市販の製品によっては複数の特徴を持っている製品もあると思います。

仕組みがあればすべて解決!とはなかなかいきませんが、各社の状況、文化に合った仕組みを採用しないと、仕組みは入れたが効果的に運用できないと言う事になりがちです。「うちにはどんな仕組みが合っているんだろう?」と疑問に感じられた場合には是非お問い合わせください。状況をお聞きして、各社様に合う仕組みをご案内いたしますので。

それでは。See you